اگر فردی هستید که در انجام کارهای دفتری مهارت دارید، احتمالاً شغل منشی‌گری برایتان مناسب باشد. لغت منشی در کسب‌وکار به کسی گفته می‌شود که توسط سازمان یا اداره‌ای استخدام شود تا کارهایی از قبیل تنظیم برنامه روزانه و تنظیم جلسه‌ها، گزارش‌ها، کار با کامپیوتر و اینترنت و… را انجام دهد. اگر می‌خواهید یک منشی حرفه‌ای باشید، باید مهارت‌های نوشتاری و گفتاری خوبی داشته باشید و به جزئیات کار هم توجه بسیار نمایید؛ برای اطلاعات بیشتر درباره مهارت های منشی موفق، تا پایان این مقاله با ما همراه باشید.
وظیفه منشی چیست؟
منشی وظایف بسیاری دارد و که با توجه به شرکت و سازمانی که در آن مکان مشغول کار است، متغیر می‌کنند ولی در حالت کلی، وظایف منشی به شرح زیر است:
- داشتن دقت و توجه کافی
- توجه به جزئیات کار
- تعهد و نظم
- تنظیم وقت‌های ملاقات و جلسات
- ثبت وقت‌های ملاقات و جلسات در تقویم کاری مدیران
- رسیدگی کردن به ایمیل‌های شرکت
- نگهداری و بایگانی نامه‌های اداری و پیام‌های الکترونیکی
- پاسخگویی به ایمیل‌های دریافت‌شده از سوی مدیریت و سایر کارکنان
- پاسخگویی به مراجعه‌کنندگان و تلفن‌ها
- کار کردن با ماشین فکس، انواع سیستم‌های تلفن و دیگر تجهیزات اداری
- تایپ نامه‌های اداری بدون غلط و تصحیح اشتباهات لغوی و گرامری آن‌ها
- تسلط بر برنامه‌هایی مثل Excel، Word، Access و…
مهارت های منشی
برای هر شغل و حرفه‌ای نیاز به یکسری مهارت وجود دارد و شغل منشی‌گری هم از این قاعده مستثنا نیست؛ مهارت های اصلی منشی به شرح زیر هستند:
- مهارت‌های گفتاری و نوشتاری: منشی‌های حرفه‌ای اغلب از مهارت های گفتاری و نوشتاری‌شان برای انجام کارهای متعددی مانند ارسال ایمیل به مشتریان یا کارمندان، پاسخ دادن به تماس‌های تلفنی و خوشامدگویی به مهمانان استفاده می‌کنند. توانایی برقراری ارتباط صحیح با دیگران به منشی این امکان را می‌دهد که پیام‌های مهم یا مکاتبات بین مدیران اجرایی، مشتریان و کارمندان را به‌درستی منتقل کنید.
- مهارت مدیریت زمان: بخش مهمی از برنامه‌ریزی برای امور داخلی شرکت و جلسات بر عهده منشی است بنابراین مدیریت زمان یکی از مهمترین مهارت های منشی موفق خواهد بود.
- مهارت تایپ، آشنایی با دستور زبان، نامه‌نگاری و نرم‌افزارهای مرتبط: یکی از مهمترین وظایف منشی، نامه‌نگاری اداری است. منشی باید بتواند از برنامه‌های کاربردی و نرم‌افزاری‌های مرتبط با کار شرکت استفاده کند. همچنین باید به استفاده از تجهیزات اداری مانند پرینتر، اسکنر و دستگاه کپی مسلط باشد. بسیاری از مدیران ترجیح می‌دهند کارمندان از پلتفرم‌های زمان‌بندی استفاده کنند تا مطمئن شوند که همه قرارها و وظایفشان به‌صورت منظم انجام می‌شوند.
- مدیریت بحران: منشی در طول روز با افراد زیادی سروکار دارد؛ از همکاران و مدیران تا مراجعه‌کنندگان. بنابراین طبیعی است که در حین کار روزانه با چالش‌های مختلفی مواجه شود که نیازمند راه‌حل های سریع و منطقی هستند. یکی از مهارت های مهم منشی توانایی‌های حل مسئله و ارائه استراتژی‌های نوآورانه که عملکردش را در ارتباط با دیگران بهبود می‌بخشد و فضای کار را آرام و دلپذیر نگه می‌دارد.
راه‌های تقویت مهارت های منشی
روش‌های زیر می‌توانند به بهبود مهارت های شما به‌عنوان منشی کمک کنند:
- دیدن دوره‌های لازم برای مدیریت دفتر: اگر دوره‌های مختلف مثل کار با برنامه‌هایی مانند Excel، Word، Access و…، تقویت زبان خارجی را در برنامه داشته باشید، قطعاً مهارتتان هم افزایش پیدا خواهد کرد.
- دریافت گواهی فنی: شما می‌توانید در شغل منشی به دنبال گواهی‌هایی همچون مدیریت دفتری یا نرم‌افزارهای مختلف، مکتوب سازی تجاری و… باشید تا بتوانید به خوبی از عهده مسئولیت‌های روزانه یک منشی بربیایید.
- کارآموزی: هیچ دوره‌ای به‌اندازه کارآموزی و قرار گرفتن در شرایط کار واقعی نمی‌تواند به بهبود مهارت های منشی کمک کند.
۵ سوال مهم که باید پیش از انتخاب شغل منشی از خود بپرسید
مسیر پیشرفت شغلی منشی
در این جایگاه شغلی می‌توان پیشرفت کرد و به درآمد بالایی رسید، ولی همه‌چیز به تلاش خودتان بستگی دارد که تا چه اندازه مشتاق یادگیری و متعهد به کار باشید تا بتوانید کارها را برنامه‌ریزی و سازماندهی کنید و شایستگی‌های خود را نشان دهید.
بهترین فرصت‌های شغلی برای منشی را ببینید
