هر آنچه درباره مهارت‌های مسئول دفتر مدیرعامل باید بدانید
مسئول دفتر مدیرعامل دست راست مدیر عامل محسوب می‌شود؛ کسی که به طور مستقیم زیر نظر مدیر عامل فعالیت می‌کند، برنامه کاری روزانه وی را هماهنگ می سازد و ارتباطات با بخش‌های مختلف سازمان و هماهنگی با مدیر عامل را به عهده دارد و در کل دستیار مورد اعتماد مدیرعامل به شمار می‌آید. در این مطلب، به بررسی شرح وظایف مسئول دفتر مدیرعامل، وظایف، مسئولیت‌ها و هر آنچه را که باید در مورد استخدام در این شغل بدانید، می‌پردازیم. همراه دیوار باشید.
عناوین این مطلب
مسئول دفتر مدیرعامل کیست؟
مسئول دفتر مدیر عامل نقطه ارتباطی بین دفتر با سایر بخش‌های سازمان، افراد خارج از شرکت و در کل هماهنگ‌کننده تمام ارتباطات مدیر عامل است. این فرد در طول روز بیشترین برخورد، گفت‌وگو و ارتباط را با مدیرعامل دارد؛ شغلی که او داراست، یک پست سازمانی محسوب می‌شود که تحت نظارت مستقیم مقام مافوق انجام می‌گیرد.
این فرد با اتکاء به اطلاعاتی که در زمینه مدیریت سازمان، کارکنان، آیین‌نامه، دستورالعمل‌ها، مقررات و ضوابط سازمانی دارد، در واقع بازوی اجرایی مدیرعامل در مدیریت سازمان است.
شباهت‌های زیادی بین مسئول دفتر و منشی وجود دارد و گاهی این دو شغل، یکسان در نظر گرفته می‌شوند. در شرکت‌های کوچک ممکن است فقط وجود یک منشی برای انجام همه امور ارتباطی و هماهنگی مدیریت کافی باشد؛ اما زمانی که شرکت بزرگ باشد، علاوه بر منشی، وجود یک مسئول دفتر مدیرعامل از ضروری‌ترین نیازهاست و وظایف او بسیار عمیق‌تر و فراتر از منشی‌گری است.
مسئول دفتر مدیرعامل چه وظایفی به عهده دارد؟
در چارت سازمانی شرکت‌ها، شرح وظایف مسئول دفتر مدیرعامل، به عنوان حلقه واسط بین مدیرعامل و بیرون و درون شرکت، بازه گسترده‌ای است؛ از دفترداری و مدیریت کارکنان دفتر گرفته تا هماهنگی‌ها و ارتباطات گسترده مدیرعامل با بیرون و درون سازمان. به طور کلی وظایف این شغل در دو دسته اصلی و فرعی تقسیم‌بندی می‌شوند که در جدول زیر شرح وظایف فهرست شده‌اند:
| وظایف مسئول دفتر مدیرعامل | |
|---|---|
| وظایف اصلی | وظایف فرعی |
| ثبت تمامی نامه‌های دریافتی و ارسالی شرکت و کنترل ضمائم مربوطه | همکاری در تبدیل خط مشی کلی شرکت به برنامه‌های قابل اجرا |
| بایگانی پرونده‌ها، اوراق، نامه‌ها، گزارش‌ها و تمامی اسناد و مدارک در آرشیو اختصاصی دفتر | حضور به موقع و موثر در دفتر و سایر بخش‌های شرکت در صورت نیاز |
| دریافت اوراق، گزارش‌ها و مکاتبات تایپ شده و کنترل ضمائم و سپس ارائه به مدیرعامل و دریافت امضای آنها | همکاری با سایر بخش‌ها و پرسنل برای دسترسی به اهداف شرکت |
| هماهنگی کلیه تمامی برنامه‌های مدیرعامل، جلسات درون و بیرون سازمان، قرارهای ملاقات و سفرهای کاری | نظارت بر مصوبات و صورت جلسه‌های کمیته‌های رهبری و مدیریتی سازمان |
| هماهنگی و ابلاغ تمامی دستورها، پیام‌ها و برنامه‌های مدیرعامل به سایر بخش‌های سازمان و پرسنل | همکاری و کمک به توسعه مهارت‌ها و برنامه‌های آموزشی و در دسترس قرار دادن آنها برای استفاده پرسنل شرکت |
| ارسال مکاتبات، اسناد و مدارک صادره شرکت به واحدها، شرکت‌های زیرمجموعه و بخش‌های مربوطه و پیگیری آنها | استفاده بهینه از تجهیزات، امکانات و تسهیلاتی که شرکت در اختیار پرسنل قرار داده و حفظ و نگهداری از آنها |
| تهیه پیش‌نویس نامه‌های اداری و سازمانی محول شده از سوی مدیریت | |
| تهیه گزارش روزانه از اتفاقات مهم شرکت یا سازمان و ارائه به مدیرعامل |
چه مهارت‌هایی برای شغل مسئول دفتر مدیرعامل نیاز است؟
مهارت‌های مورد نیاز برای این شغل، مانند تمامی مشاغل دیگر، به ۲ بخش مهارت‌های تخصصی و مهارت‌های عمومی تقسیم می‌شود:
مهارت‌های تخصصی
شامل آن دسته از تجربیات و دانشی می‌شود که برای مدیریت، سازماندهی و گزارش‌دهی نیاز است. این مهارت‌ها عبارت است از:
- تسلط بر نرم‌افزارهای Office و سایر نرم‌افزارهای تهیه داده و گزارش؛
- آشنایی با زبان انگلیسی؛
- توانایی انجام مکاتبات اداری؛
- آشنایی با تایپ فارسی و انگلیسی؛
- توانایی گزارش‌دهی منظم و اصولی؛
مهارت‌های عمومی مسئول دفتر مدیرعامل
این مهارت‌ها عبارت است از:
- توانایی پیگیری خوب؛
- مهارت‌های روابط عمومی؛
- اعتمادبه‌نفس زیاد؛
- روحیه مسئولیت‌پذیری؛
- توانایی مدیریت استرس؛
- خلاق بودن؛
- توانایی مدیریت زمان؛
- مهارت اولویت‌بندی کارها؛
همچنین مسئول دفتر مدیرعامل ویژگی‌های فردی خاصی را هم نیاز دارد؛ از جمله:
- رفتار محترمانه؛
- رازداری و حفظ اسرار مدیرعامل و شرکت؛
- وقت‌شناسی و انضباط؛
- حافظه قوی و حضور ذهن بسیار؛
- تعهد در انجام کارها؛
- صبر و شکیبایی زیاد؛
میزان حقوق مسئول دفتر مدیرعامل چقدر است؟
حقوق مسئول دفتر مدیر عامل به سطح تجربه و دانش او، مسئولیت‌هایی که به عهده دارد، ابعاد شرکت و تعداد پرسنل و مواردی از این دست بستگی دارد. اما به‌طورکلی حقوق مسئول دفتر مدیر عامل از ۷ میلیون تومان، به همراه سایر مزایا شروع می‌شود.
همچنین در کنار این حقوق و مزایا، اگر در شرح وظایف مدیر دفتر مدیرعامل ماموریت هم تعریف شده باشد، بر اساس دستورالعمل‌های قانون کار و هم سازوکار شرکت، حق ماموریت هم پرداخت خواهد شد.
چه رشته و سطح تحصیلاتی برای مسئول دفتر مدیرعامل نیاز است؟
پیش‌شرط استخدام یک مسئول دفتر مدیر عامل داشتن یک سال سابقه کار است و به طور کلی رشته تحصیلی یا سطح خاصی برای احراز این شغل نیاز نیست. البته معمولاً کارفرماها ترجیح می‌دهند که فارغ‌التحصیلان رشته‌های حسابداری، مدیریت یا روانشناسی را به دلیل نزدیک بودن مهارت‌ها و دانش لازم برای این کار استخدام کنند. عموماً داشتن مدرک کارشناسی یا گاهی کارشناسی ارشد برای این شغل کافی است.
در صورت داشتن مهارت‌های لازم برای این شغل در سطوح بالا و سابقه کار چندساله با مدرک دیپلم هم امکان استخدام وجود دارد. در چند سال گذشته هم در برخی از دانشگاه‌های کشور، رشته‌های مثل امور دفتری و منشی‌گری که مهارت‌های این شغل را هم آموزش می‌دهند، راه‌اندازی شده است.
گذراندن دورههای آموزشی مرتبط با مهارت‌های کامپیوتری، نرم‌افزارهای آفیس و دورههای مقدماتی مدیریتی مزیت بالایی در استخدام فرد به عنوان مسئول دفتر مدیر عامل محسوب می‌شود.
جمع‌بندی
باتوجه‌به نیازهای شغل مدیر دفتر مدیرعامل اگر فردی مهارت‌های لازم و توانایی مدیریت کارها را داشته باشد و از نظر ویژگی شخصیتی در دسته برونگراها قرار گیرد، این شغل گزینه خوبی برای ورود به بازار کار است. یکنواخت نبودن شغل، ارتباط با افراد و سازمان‌های مختلف و امکان به‌دست‌آوردن فرصت‌های بیشتر شغلی، از مزایای این کار است و برای کسانی که به دنبال مشاغل چالشی هستند، شغل خوبی محسوب می‌شود.
جدیدترین آگهی‌های استخدام را در دیوار ببینید
نظر شما چیست؟ آیا مهارت‌های دیگری هم برای این شغل نیاز است؟ آینده شغلی و مسیر پیشرفت یک مسئول دفتر مدیرعامل چیست؟ دیدگاه‌های خود را بخش نظرات با ما در میان بگذارید.
